Définir une TO DO LIST efficace à faire chaque jour est un des meilleurs moyens pour être productif au travail.

Pourtant vous avez (presque) tout essayé et rien n’y fait ? Vous n’arrivez toujours pas à finir votre liste de tâches journalière, hebdomadaire ou mensuelle ? Vous êtes toujours en retard sur vos tâches et vous travaillez sous pression ? Pas de panique, on vous explique ce qu’il faut faire et (surtout) ce qu’il ne faut pas faire pour être sûr de réussir sa TO DO LIST. C’est parti !

Confondre les tâches avec les objectifs

Avant de lister vos tâches par écrit ou digitalisée à l’aide d’une application, il est important de comprendre la différence entre une tâche et un objectif. Vous avez par exemple comme but de « recruter un nouveau commercial ». Plutôt que de lister tel quel, cet objectif, décomposez-le en plusieurs tâches. C’est ce qu’on appelle la technique des petits pas. Une TO DO LIST efficace pour atteindre cet objectif sera donc structurée ainsi : « Créer une fiche de poste » « Poster une annonce de recrutement » « Identifier des profils » etc…

Cette méthode permet d’être plus productif puisque psychologiquement vous verrez en temps réel vos avancées sur ces petites tâches, et donc sur votre objectif final. C’est bien plus motivant que de définir simplement un objectif qui semble loin à atteindre !

Surcharger sa TO DO LIST

C’est une erreur classique qui vous empêche de réussir votre TO DO LIST. Lister 30 tâches à réaliser par jour c’est perdu d’avance. C’est tout le contraire d’une TO DO LIST efficace puisqu’il y a 100% de chance que vous ne puissiez pas la finir. Soyez réaliste !

Pour ne pas être frustré à la fin de la journée, apprenez à constituer des TO DO LIST courtes.

• 1 tâche principale : C’est une tâche que vous devez absolument réaliser ce jour-là, comme écrire un mail à un prestataire important
• 3 tâches secondaires : Ce sont des tâches que vous pouvez décaler si besoin.
• 5 petites tâches : Ce sont des tâches faciles à réaliser (en 10 minutes maximum)

Si vous avez vraiment du mal à être productif, allez à votre rythme et réduisez à 3 tâches journalières votre TO DO LIST pour qu’elle soit efficace. Le plus important c’est de la finir !

41 % des tâches figurant sur votre liste ne sont jamais effectuées, selon un guide publié par les fondateurs de I Done This, un outil de collaboration professionnel.

Ne pas hiérarchiser ses tâches

On a souvent du mal à hiérarchiser sa liste de tâches pourtant c’est nécessaire pour réussir une TO DO LIST et être efficace au travail.

Est-ce qu’on doit commencer par la tâche la plus urgente ? La tâche la plus facile ? La tâche qui prend le plus de temps ? Honnêtement il n’y a pas de règles prédéfinies. C’est à vous d’évaluer l’ordre des tâches qui vous permettra d’être efficace grâce à votre TO DO LIST. Vous pouvez vous aider en définissant déjà à quel moment de la journée vous êtes le plus productif.

Pour classer vos différentes tâches avant de les hiérarchiser, vous pouvez également vous aider de la méthode Eisenhower. Il existe ainsi 4 catégories :

• Les tâches urgentes et importantes. Ce sont les tâches que vous devez impérativement faire par vous-même. La clé pour réussir votre TO DO LIST journalière, hebdomadaire ou mensuelle.
• Les tâches importantes mais pas urgentes. Ce sont les tâches que vous devez planifier afin de les faire vous-même.
• Les tâches urgentes mais pas importantes. Ce sont les tâches qu’il est préférable de déléguer
• Les tâches ni urgentes, ni importantes. Vous pouvez donc, sans doute éliminer les tâches qui rentrent dans cette catégorie, de votre TO DO LIST.

Effacer visuellement les tâches accomplies

Il ne faut SURTOUT pas effacer une tâche de votre TO DO LIST lorsque vous l’avez fini. Vous vous privez du plaisir de voir l’ensemble des tâches que vous avez complété au cours de la journée.

Avoir une DONE LIST c’est pourtant le meilleur moyen de rester motiver toute la journée. Ça fait un bien fou, vous verrez !

Ne pas s’aider d’un calendrier

Une TO DO LIST sans calendrier n’a en fait aucun sens !

Pour être sûr d’avoir une TO DO LIST efficace, il faut absolument planifier chaque tâche pour être sûr qu’elle soit faite. Pour cela vous pouvez vous aider de la méthode du time boxing. Le concept est simple : créer un bloc de temps pour chaque tâche de votre liste, qu’elles soient urgentes ou importantes.

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Vous avez-vous-même des astuces pour toujours finir sa TO DO LIST ? Partagez-les-nous en commentaires et suivez-nous sur les réseaux sociaux.